Tovább haladunk az iratőrzés problematikájával, a székhelyszolgáltatás témánkon belül.

Ahogyan azt már előzőleg is megemlítettem, sok probléma és félreértés adódik abból, hogy végül is kinek kell megőriznie a dokumentumokat.

Az adózó társaságnak, avagy a társaság könyvelőjének?

Adózás rendjéről szóló törvényt alapul véve, a társaság kötelessége, hogy ügyeljen saját irataira.

Mégis nagyon sokszor előfordul az a helyzet, amikor adóellenőrzésnél jönnek az adóhivataltól, és a társaság nem találja a saját könyvelési dokumentumait.

Arra hivatkoznak általában ilyenkor, hogy a könyvelő őrzik azokat.

Ezzel kettő probléma van.

Az első probléma, amit már többször is említettem, hogy alapszabályként ez az adózó kötelessége, és emiatt nem is háríthatja át másra azokat.

A második probléma, hogy, ha tényleg a könyvelőnél van, és tényleg ő őrzi, akkor fel kell mutatni az erről szóló megállapodást, amelyet a könyvelővel kötött.

Bizony!

Megállapodást kell kötni, amelyben leírják, hogy a könyvelő vállalja a felelősséget a könyvelési iratokért, tehát nála lesz megtalálható, és ő is őrzi határozatlan vagy határozott ideig.

A második, hogy a megállapodásban benne kell lennie annak is, hogy mely dokumentumok lettek átadva.

Vagyis kell egy átadás – átvételi jegyzőkönyv is.

A NAV –tól érkezett személyek a megállapodás esetében kérni fogják a fent említetteket, és, ha minden rendben van, akkor a könyvelőtől fogják elkérni az iratokat.
Így az elvesztéséért sem kell felelősséget vállalni.

Egy biztos, hogy a könyvelők párhuzamosan több 10, akár 20 céget is könyvelnek egyszerre, ezért nagy a valószínűsége, hogy nem fogják elvállalni, mert erre már nem lesz kapacitásuk, ami teljes mértékben érthető.

Az iratőrzés kérdését, ezennel tisztázottnak vélem a székhelyszolgáltatás blog témáján belül.