Székhelyszolgáltatás - A legjobb választás!!

Tovább haladunk az iratőrzés problematikájával, a székhelyszolgáltatás témánkon belül.

Ahogyan azt már előzőleg is megemlítettem, sok probléma és félreértés adódik abból, hogy végül is kinek kell megőriznie a dokumentumokat.

Az adózó társaságnak, avagy a társaság könyvelőjének?

Adózás rendjéről szóló törvényt alapul véve, a társaság kötelessége, hogy ügyeljen saját irataira.

Mégis nagyon sokszor előfordul az a helyzet, amikor adóellenőrzésnél jönnek az adóhivataltól, és a társaság nem találja a saját könyvelési dokumentumait.

Arra hivatkoznak általában ilyenkor, hogy a könyvelő őrzik azokat.

Ezzel kettő probléma van.

Az első probléma, amit már többször is említettem, hogy alapszabályként ez az adózó kötelessége, és emiatt nem is háríthatja át másra azokat.

A második probléma, hogy, ha tényleg a könyvelőnél van, és tényleg ő őrzi, akkor fel kell mutatni az erről szóló megállapodást, amelyet a könyvelővel kötött.

Bizony!

Megállapodást kell kötni, amelyben leírják, hogy a könyvelő vállalja a felelősséget a könyvelési iratokért, tehát nála lesz megtalálható, és ő is őrzi határozatlan vagy határozott ideig.

A második, hogy a megállapodásban benne kell lennie annak is, hogy mely dokumentumok lettek átadva.

Vagyis kell egy átadás – átvételi jegyzőkönyv is.

A NAV –tól érkezett személyek a megállapodás esetében kérni fogják a fent említetteket, és, ha minden rendben van, akkor a könyvelőtől fogják elkérni az iratokat.
Így az elvesztéséért sem kell felelősséget vállalni.

Egy biztos, hogy a könyvelők párhuzamosan több 10, akár 20 céget is könyvelnek egyszerre, ezért nagy a valószínűsége, hogy nem fogják elvállalni, mert erre már nem lesz kapacitásuk, ami teljes mértékben érthető.

Az iratőrzés kérdését, ezennel tisztázottnak vélem a székhelyszolgáltatás blog témáján belül.

Érdemes többször felhozni a székhelyszolgáltatás során, hogy miért kifizetődő az, hogy a székhely IPA –mentes településen van bejelentve.

Az IPA azt jelenti, hogy iparűzési adómentes. Ez az adónem nem központilag van szabályozva olyan értelemben, hogy kiadták területi szintre. Meg van szabva, hogy az önkormányzatok autonómiájuk alapján, meghatározhatják saját maguknak, hogy ki vetik –e ezt az adót a településre vagy sem.

Egyre kevesebb és kevesebb ilyen településről számolhatunk be, amely IPA – mentes.

A székhelyszolgáltatás, székhelyszolgálat szépsége ebben rejlik, hogy olyan információkat tudhatunk meg, olyan kedvezményes szolgáltatásokat vehetünk igénybe, amelyet nem gondoltunk volna, mert nem volt senki, aki előtte megadta volna számunkra a megfelelő információt.

Érdemes IPA –mentes helyre kérni a székhelyet a székhelyszolgáltatás során.

Az IPA során a korrigált nettó árbevételnek a 2% - át kell kifizetni. Ez érthetőbben kifejezve azt jelenti, hogy a bevételből lejön az anyag költség és az alvállalkozók költsége.

Minden más megmarad, még a bérleti díj is, a bérek díja, minden, és ebből a nagy összegből számítják ki azt a bizonyos 2% -ot.

Ezért is éri meg az IPA településen igényelni székhelyet, a székhelyszolgáltatás során.

A mai bejegyzésben egy kicsit aprólékosabban vesszük szemügyre azt, hogy mit jelent a székhelyszolgáltatás és a központi ügyintézés, milyen a viszonyuk, és hogy ennél a kettőnél mire kell vigyázni.

Az az alapvetés, hogy a központi ügyintézés és a székhely címe ugyanaz. DE!

Ettől el lehet térni, de csak akkor, hogyha az a létesítő okiratba feltüntetésre kerül, és a cégbíróság bejegyzi.

Mit jelent pontosan az, hogy központi ügyintézés helye?

Azt jelenti, hogy itt történik a maga a döntéshozatal, ami konkrétan a céget érinti. Innen irányítják a céget, és itt van a menedzsment is.

A központi ügyintézés nem terjed ki arra, hogy az ügyfeleket fogadják vagy egyéb, a tevékenységükkel kapcsolatos dolgokra. Itt nem a létesítő okiratban leírt tevékenység végzése folyik, hanem a minden olyan egyéb más tevékenység, amely a társaság helyes működéséhez szükséges.

A székhelyszolgáltatás egy roppant praktikus dolog, de, hogy ha nem a székhelyszolgáltatás címén történnek a fentiekben leírtak, akkor az iratokat előkészítő személynek mindenképpen kell azt jelezni, hogy a létesítő okiratba feljegyzésre kerülhessen.

Milyen előnyei vannak a budapesti székhelyszolgáltatásnak?

Nem kell mondanom, hogy az előnyök mindenki számára szubjektívak, hiszen lehet, hogy amit valaki előnyösnek tart, azt egy másik személy előnytelennek érez a gazdasági társasága szempontjából.

Ma már bőven válogathatunk a székhelyszolgáltatás különböző variációi között, hiszen lehet az akár a fővárosban vagy iparűzési adómentes településen vagy egyéb más helyen. A székhelyszolgáltatás kérhető egyéb cégeljárásokkal, mint például cégalapítás, cégmódosítás, cégadás, és cégvétel.

Kérhetünk hozzá ügyvédi vagy könyvelői közreműködést.

Ezeknek a variációknak csak a pénztárcánk szab határt. A székhelyszolgáltatás Budapesten különböző árakon található meg. Nyilván függ attól is, hogy milyen helyen van, belvárosban vagy máshol található-e meg. Tisztában kell lenni azzal, hogy sokban megéri a fővárosban igényelni székhelyszolgáltatást, mert itt van az üzleti élet központja.

Másfelől viszont nagyon könnyen megközelíthető, hiszen helyben vannak a vonatállomások, könnyen megközelíthető a repülőtér, valamint autóval is könnyű elérni. Rengeteg hotel található meg, konferencia termek és egyéb előadó helyek, amelyek azoknak a cégeknek nagyon jól jön, amelyek nemzetközi kapcsolatokat építenek és ápolnak. Szem előtt kell tehát azt is tartani, hogy a partnerek elszállásolásáról és „szórakoztatásáról” is gondoskodni kell.

Nyilván, akik a fővárosban laknak, azoknak célszerű szintén a székhelyszolgáltatás igénylése során a fővárosba kérni a székhelyet.

Ilyen kis apróságokra is érdemes odafigyelni, amikor gondosan kiválasztjuk a megfelelő székhelyet.

Ahogyan azt már ígértem, a mai székhelyszolgáltatás bejegyzés, a székhelyszolgáltatás számára összeállított 2015 –ös kérdéssor tartalmát boncolgatja.

Ahogyan azt már említettem ez egy végzés formájában érkező kérdéssor.
Maga ez a rész, „KÉRDÉSEK” elnevezéssel 2 oldalon keresztül, 11 kérdésben foglalja össze mindazt, amelyet az állami adóhatóság tudni szeretne. A kérdések alkérdéseket, és részletes kifejtést igényelnek a megfogalmazásuk alapján.
Lássuk is a kérdéseket.

1. kérdés: Van-e használatot megalapozó szerződés a szolgáltató és a vizsgált társaság között. Hogy ha van, akkor mettől meddig érvényes a szerződés. Valamint, a használat jogcímére is kíváncsiak.

Természetesen minden szolgáltató és igénybevevő között van szerződéses jogviszony, kötelező valamivel igazolni a székhelyhasználatot. Itt releváns viszont az, hogy milyen jogcímen van. Nem biztos, hogy a legjobb, hogyha a szerződésre Bérleti szerződés kerül, mert a bérlet teljes fogalmát nem meríti ki ez a szerződés, hiszen nem állandó jelleggel tartózkodik bent az ügyfél.

Érdemesebb talán a Székhelyhasználati, vagy Megbízási jogcímen létrejövő szerződést alkalmazni.

Az, hogy mettől meddig tart a szolgáltatás szubjektív, mert a szolgáltató különböző csomagjai közül lehet választani, és akár meg is lehet hosszabbítani azt.

2. kérdés: Kiterjed-e más tevékenységre, szolgáltatásra a szerződés a székhelyhasználat biztosításán kívül, mire pontosan, alá kell húzni.

Ennél a kérdésnél, egy hosszabb felsorolást találunk, amely mellett az igen vagy nem szavak közül kell a megfelelőt aláhúzni. De kapcsolódik ehhez még kettő kifejtést igénylő alkérdés is. Ezek az egyéb, általuk fel nem sorolt szolgáltatás-lehetőségek leírására adnak lehetőséget.

3. kérdés: Tud-e a szolgáltató arról, hogy van-e a vizsgált társaságnak a NAV -hoz bejelentett iratőrzési helye, amely a székhelytől eltér, hol?

Tehát azt akarja tudni az állami adóhatóság, hogy egyáltalán kapcsolatban van- e a székhelyszolgáltatás irodája és az ügyfél és kommunikálnak-e arról, hogy az ügyfél hol szokta még tárolni a nála meglévő iratokat. Valószínűleg, hogyha bejelentésre kerül, akkor arról tud is a szolgáltató, kivéve, hogy ha annyira friss a bejelentés, hogy az ügyfél még nem szólt. Ez a kérdés is szubjektív, csakúgy, mint a többi, mert nem lehet kizárólag tisztán igen és nem válaszokat adni.